Informativa ai sensi degli artt. 13-14 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) — Ultimo aggiornamento: 7 settembre 2026
Il Titolare del trattamento dei dati personali è Massimo Renzi, titolare della ditta individuale Bitlab Systems, con sede in Via Cupetta 16, 60019 Senigallia (AN), Italia, P.IVA 02499110423, PEC m.renzi@pec.bit-lab.it, contattabile anche all'indirizzo scrivici@imagoteque.com.
Il Titolare non ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), non ricorrendone i presupposti di obbligatorietà ai sensi dell'art. 37 GDPR.
Nell'ambito dell'erogazione del Servizio, il Titolare tratta le seguenti categorie di dati:
I visitatori che inquadrano una fotografia tramite il sistema di riconoscimento visivo non sono soggetti ad alcuna forma di registrazione: l'immagine inquadrata è elaborata esclusivamente al fine di individuare la corrispondenza con le opere presenti in archivio e non viene conservata al termine dell'elaborazione. Nei soli casi in cui il confronto automatico non produca un esito sufficientemente certo, l'immagine inquadrata e le fotografie candidate sono trasmesse a un fornitore terzo di servizi di intelligenza artificiale, che le elabora unicamente per restituire tale giudizio di corrispondenza e non le conserva né le utilizza per l'addestramento dei propri modelli (vedi sezione 5).
I dati sono trattati con strumenti informatici e conservati su server ubicati all'interno dell'Unione Europea. I dati dell'account sono conservati per la durata del rapporto contrattuale e, successivamente alla cancellazione dell'account, per il periodo strettamente necessario all'adempimento di obblighi di legge (in particolare, la documentazione contabile è conservata per 10 anni ai sensi dell'art. 2220 del Codice Civile).
Le fotografie caricate nell'ambito della prova gratuita e non convertite in un piano a pagamento sono cancellate secondo i termini indicati in fase di registrazione e nei Termini di Servizio.
Costituiscono eccezione i certificati di autenticità emessi dall'Utente tramite il Servizio, che sono conservati anche successivamente alla cancellazione dell'account, unitamente ai dati in essi riportati e congelati al momento dell'emissione (nome dell'autore, dati dell'opera e della stampa, numero d'esemplare, eventuale intestatario). La base giuridica è il legittimo interesse del Titolare e di soggetti terzi (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR) a mantenere verificabili documenti che l'Utente ha volontariamente emesso e consegnato a terzi: la loro cancellazione impedirebbe a chi detiene la stampa e il relativo certificato cartaceo di verificarne l'autenticità, con un pregiudizio per un soggetto estraneo al rapporto contrattuale. L'Utente può in qualsiasi momento annullare un proprio certificato: l'annullamento viene registrato e reso pubblico sulla pagina di verifica, ma non comporta l'eliminazione del record.
I dati possono essere comunicati a soggetti terzi che agiscono in qualità di responsabili del trattamento, in particolare: il fornitore dell'infrastruttura di hosting (con server ubicati nell'Unione Europea); eventuali fornitori di servizi di posta elettronica.
Relativamente alla funzionalità di pubblicazione sull'account Instagram ufficiale di Imagoteque (facoltativa, subordinata a specifico consenso — vedi Termini di Servizio), i contenuti per cui l'Utente abbia prestato apposito consenso e che siano stati approvati dal Titolare sono trasferiti a Meta Platforms Ireland Ltd. e, per il tramite di questa, a Meta Platforms, Inc. (Stati Uniti). Il trasferimento avviene sulla base delle Clausole Contrattuali Standard e/o dell'adesione di Meta al Data Privacy Framework UE-USA. Una volta pubblicato, il contenuto è trattato da Meta quale autonomo titolare del trattamento per le proprie finalità (es. funzionamento della piattaforma Instagram), secondo l'informativa privacy di Meta stessa, disponibile sul sito di Meta.
Il consenso alla pubblicazione di una fotografia o serie sull'account Instagram ufficiale di Imagoteque è distinto e ulteriore rispetto al consenso per la vetrina pubblica "Esplora gallerie", non preselezionato, ed esprimibile in qualsiasi momento dal pannello di gestione delle proprie opere. La pubblicazione effettiva è comunque subordinata a revisione ed approvazione da parte del Titolare. Il ritiro del consenso ha effetto sulle proposte non ancora pubblicate, che vengono automaticamente rimosse dalla coda; non ha invece effetto retroattivo su contenuti già pubblicati. Per la rimozione di un contenuto già pubblicato, l'Utente può fare richiesta a scrivici@imagoteque.com.
Per le funzionalità di verifica assistita del riconoscimento visivo, di moderazione preliminare dei contenuti caricati e di assistenza alla disposizione delle opere in mostra, il Titolare si avvale di Anthropic PBC (Stati Uniti) quale responsabile del trattamento, sulla base delle Clausole Contrattuali Standard e delle condizioni commerciali del servizio. I dati trasmessi (immagini e, ove pertinenti, i testi descrittivi delle opere) non sono utilizzati per l'addestramento dei modelli e sono conservati dal fornitore per il solo periodo necessario all'elaborazione e alle verifiche di sicurezza previste dalle sue condizioni di servizio.
Per la generazione di audioguide sintetiche, il Titolare si avvale di Google Cloud Platform (Google Ireland Limited) quale responsabile del trattamento, nell'ambito del relativo Data Processing Addendum standard di Google, conforme al GDPR. Il servizio non prevede, per impostazione predefinita, la conservazione dei contenuti audio elaborati da parte di Google oltre il tempo necessario all'elaborazione. Le voci sintetiche utilizzate sono generate algoritmicamente e non replicano voci di persone reali.
I dati non sono in alcun caso oggetto di diffusione, salvo quanto esplicitamente e specificamente autorizzato dall'Utente stesso (es. pubblicazione di fotografie nella vetrina pubblica "Esplora gallerie", pubblicazione dell'indirizzo email o del profilo Instagram sulle schede delle proprie opere).
In qualità di interessato, l'Utente può esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR, tra cui:
Le richieste possono essere inviate a scrivici@imagoteque.com.
Il Servizio non è destinato a persone minorenni. La registrazione è consentita esclusivamente a soggetti maggiorenni, come previsto dai Termini di Servizio.
Alla data della presente informativa, il Servizio non utilizza cookie di profilazione né strumenti di analisi statistica. L'autenticazione avviene tramite token conservati nella memoria locale del browser (localStorage), che non costituiscono cookie, non vengono condivisi con terzi, e restano validi solo fino alla scadenza tecnica del token (12 ore) o alla disconnessione esplicita da parte dell'utente.
Il Titolare si riserva la facoltà di introdurre in futuro strumenti di analisi statistica o profilazione, previa adozione di un apposito banner di consenso conforme alla normativa vigente e aggiornamento della presente informativa.
Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, tra cui: cifratura delle password e dei secret di autenticazione a due fattori; trasmissione dei dati esclusivamente tramite connessioni cifrate (HTTPS); restrizione degli accessi amministrativi al server.
Il Titolare si riserva il diritto di modificare la presente informativa in qualsiasi momento. Le modifiche sostanziali saranno comunicate agli Utenti con ragionevole anticipo.